Système de gestion de prototype

Un fournisseur automobile mondial gagne en visibilité et en contrôle
sur le développement de nouveaux produits

Contexte

La société A est un fournisseur mondial de premier plan de systèmes de filtration et d’autres pièces d’origine pour l’industrie automobile. Elle a une forte empreinte commerciale et une portée géographique étendue, opérant dans les Amériques, en Europe et en Asie. Parmi ses clients figurent les grands constructeurs automobiles mondiaux.

La division de filtration de la société A conçoit et fabrique une gamme complète de filtres, tels que les filtres à huile, à essence, au diesel, à air et à air d’habitacle.

Les grands constructeurs automobiles font appel à la société A en tant que fournisseur de filtres quelques années avant la sortie des nouveaux véhicules. Après avoir remporté des contrats en tant que fournisseur de filtres, la société A doit fournir des prototypes à ses clients. La division R & D de la société A exécute le NPD selon un processus interne appelé «Système de gestion des prototypes». Ce processus comprend les demandes internes de différents prototypes, leur approbation, leur planification et leur production. La livraison dans les délais de ces prototypes est essentielle au succès du programme et à la satisfaction du client.

 

Ancien processus

Auparavant, les demandes internes de prototypes et la production ultérieure de prototypes approuvés étaient gérées à l’aide de documents Excel et Word. Un formulaire de demande basé sur Excel est soumis pour un projet spécifique et un modèle de prototype. Chaque PTM a une nomenclature correspondante. La liste de nomenclature et la quantité en stock de chaque pièce sont gérées dans des feuilles de calcul Excel indépendantes. Si nécessaire, les nouveaux composants sont commandés auprès d’un portefeuille de fournisseurs.

Chaque demande prototype a un budget basé sur une commande interne créée dans SAP. Les demandes d’offre et les commandes des composants sont gérés dans SAP et affectés à la commande interne. Ce processus d’achat est largement régi par le stock de composants disponible. Le stock disponible détermine quels RFQS et bons de commande sont envoyés. Après l’envoi des bons de commande, une feuille Excel est utilisée pour suivre l’état des livraisons partielles.

Problèmes clé

  • Manque d'intégration
  • Saisie de données peu fiable
  • Difficultés d'accès
  • Contrôle limité sur la planification de la production
  • Prévisions de livraison non fiables

Le problème principal est le manque de visibilité et d'informations fiables en temps réel, et donc le contrôle des délais de production et de livraison.

Les données sont saisies depuis plusieurs points d’entrée interdépendants mais pas complètement intégrés.

Le manque d’intégration nécessite une mise à jour manuelle. Par exemple, une demande de prototype doit être créée manuellement en entrant le PTM, la nomenclature et toutes les nouvelles exigences de pièce. Une fois qu’une demande de prototype est approuvée, un membre de R & D doit mettre à jour manuellement les niveaux de stock des composants. Il s’agit non seulement d’un fardeau administratif fastidieux, mais également d’une source potentielle d’erreur humaine.

En raison du processus manuel, les informations sont peu fiables, ce qui  rend difficile l’optimisation des niveaux de stock des composants prototypes. Il y a peut-être moins de stock que ne le montrent les registres, ce qui engendre des commandes urgentes de dernière minute qui retardent la production. Des problèmes similaires se posent lors du suivi de l’état des bons de commande. Les membres de l’équipe doivent saisir manuellement les mises à jour de l’état de la livraison dans une feuille de calcul Excel. Ce ne sont, souvent, pas des informations en temps réel et qui peuvent être inexactes.

La saisie de données peu fiable et les problèmes associés empêchent la planification. Les dates de production sont susceptibles de retards et de rééchelonnements. Les problèmes internes peuvent rapidement se métastaser en problèmes rencontrés par les clients, notamment l’incapacité de les informer en toute confiance des dates de livraison précises.

Transformation de processus : du manuel à l'automatique

L’objectif était de prendre une série de documents interdépendants gérés de façon manuelle et de les transformer en un système intégré et entièrement automatisé.

La plateforme d’applications web Softools a été utilisée pour créer et déployer des applications permettant la gestion des demandes de prototypes, leur approbation, leur planification et leur suivi, ainsi que des applications permettant de suivre chaque pièce, son statut, sa date de livraison afin que celle-ci puisse être anticipée et les prototypes livrés à temps.

Cette série d’applications est disponible sur une seule interface dans le cloud. Toutes les applications sont entièrement intégrées et fournissent  une source unique d’informations en temps réel. Toute modification met automatiquement à jour l’ensemble du système.

Capacités et solutions

La Direction Informatique de la société A, en collaboration avec Softools France, a déployé des applications qui traitent les processus centraux du système de gestion des prototypes de la société A, avec, en particulier, des applications qui :

  • Capturent les données du projet
  • S'intègrent avec SAP
  • Automatisent l'exportation et la création de rapports
 

Une série d’applications liées ont été installées pour capturer et gérer les données du projet. Les utilisateurs accèdent ainsi à la liste de tous les projets prototypes. Ils voient les informations de niveau récapitulatif comme la référence de chaque projet, le client et les chefs de projet. À partir de là, ils peuvent accéder aux détails stockés dans les applications enfants liées, accessibles à partir de l’application «projet» parent. Les données ci-dessous sont capturées dans les enregistrements enfants de chaque projet :

a. Affichage des demandes de prototype effectuées pour chaque projet et de l’état des demandes (des demandes de prototype peuvent être générées et envoyées automatiquement depuis l’application après saisie des informations nécessaires).

b. Le bon de commande pour chaque demande, y compris les dépenses prévues et les dépenses réelles

c. Le PTM de chaque demande, la nomenclature requise et le stock de chaque composant. Toutes les demandes de chiffrage et les commandes qui ont été émises

e. Chaque demande de prototype comporte des jalons de projet et des visuels Gantt qui suivent les échéanciers du projet.

Ces applications s’intègrent à SAP via les API publiées de Softools et l’assistance du service Logic Apps sur Microsoft Azure. La R & D de la société A utilise SAP pour les commandes internes (budget prototype), les commandes de pièces et les demandes de devis.

Grâce à Softools, les utilisateurs peuvent, automatiquement, exporter les données de prototype capturées, mentionnées ci-dessus,  dans des demandes de devis et des ordres d’achat, puis recevoir des mises à jour de suivi des pièces des fournisseurs.

Les utilisateurs utilisent des formulaires dans Softools pour générer automatiquement un bon de commande envoyé à SAP. Logic Apps « décode » ce message de Softools et entre automatiquement les informations dans un bon de commande SAP standard.

Logic apps communique ensuite le numéro de commande SAP à l’enregistrement Softools. SAP est en mesure de communiquer les mises à jour des commandes à Softools via les API de Softools, des informations telles que la date de livraison prévue et l’impact des livraisons sur les niveaux de stock.

a. Les utilisateurs envoient automatiquement les actions clés à compléter aux équipes concernées. Les informations saisies dans l’application sont directement envoyées au format email.

b. Des alertes sont envoyées par mail aux parties concernées pour qu’elles soient prévenues du moment où les demandes de prototypes sont approuvées, si  des pièces sont en retard, quand l’assemblage commence, quand les produits sont  finis et expédiés.

c. Les utilisateurs peuvent exporter des compte rendus de projet contenant les leads du projet, les composants et toutes les pièces en suspens, non encore achetées.

d. Les utilisateurs de la ligne de production peuvent exporter des documents détaillant les corrections relatives à la production et à l’assemblage afin de perfectionner les processus de fabrication.

Résultats

  • Saisie fiable des données
  • Des process automatisés
  • Gestion de stock optimisée
  • Précision des prévisions
  • Réduction des temps d'arrêt imprévus
  • Livraisons dans les temps
  • Amélioration de la communication

Les responsables de la R & D de la société A disposent d’une solution offrant ainsi une visibilité et un contrôle renforcés du programme, ainsi qu’une vue complète de leur portefeuille de projets prototypes. L'équipe R & D peut se recentrer sur une gestion de projet efficace plutôt que sur une simple saisie de données. Grâce ce système, autopilote, d’enregistrement des actions nécessaires à la gestion de prototypes, les experts en filtration de la société A peuvent consacrer du temps à la qualité des produits et à l’innovation.

30 utilisateurs du système bénéficient d’une saisie de données fiable et d’une propriété complète des données. Les données sont maintenant en temps réel et facilement accessibles. Avec une seule entrée de données, il n’est pas nécessaire de consolider les données, ce qui a pratiquement éliminé les erreurs de traitement. En outre, les données stockées peuvent déclencher automatiquement certains processus tels que des demandes de prototype, des demandes de devis et des commandes pour des composants ; ces processus seront tous générés en un clic

Cette saisie de données fiable et intégrée a optimisé la gestion des stocks de la société A. Les données fiables et à jour permettent aux employés de voir immédiatement quels composants sont en stock et quelle est leur référence de projet. Ils savent précisément quelles pièces commander et en quelles quantités. Ils peuvent utiliser ces données pour générer des demandes de prix et des commandes, en automatisant un processus auparavant manuel. Ils peuvent conserver leur programme de comptabilité habituel dans SAP, et l’exploiter à partir de l’interface Softools – il s’agit d’un processus entièrement simplifié, élaboré par la relation triangulaire Softools-Logic Apps-SAP.

L’intégration de SAP et Softools facilite le suivi des pièces en suspens. Les utilisateurs peuvent, donc, voir le stock actuel, combien de pièces doivent être reçues et quand et combien sont affectées aux projets, ce qui leur donne un système complet de gestion des stocks.

La visibilité complète des projets prototypes et du stock de nomenclature requis a permis au personnel de prévoir avec précision les délais de production et de respecter les délais. Ils ne subissent plus de pénuries de matériel inattendues et ont considérablement réduit les arrêts de production imprévus. La Division Filtration de la société A peut désormais définir en toute confiance les jours de livraison et livrer dans les temps des prototypes aux clients.

Enfin, l’amélioration de la visibilité et du contrôle du système a favorisé un environnement de communication solide. Les utilisateurs connaissent le statut exact de chaque processus de projet. Ils peuvent voir les tâches à effectuer, les actions clés qui leur sont affectées et partager des informations utiles en un clic de souris.

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