Numériser la gestion de projets
Une société de conseil utilise des solutions numériques pour transformer ses programmes de déploiement de nouveaux concepts Retail
Contexte
Turner & Townsend est une société de services professionnels indépendante spécialisée dans la gestion de projets et de programmes, la gestion des coûts et le conseil dans les secteurs de l’immobilier, des infrastructures et des ressources naturelles. En 2015, un constructeur automobile multinational a demandé à Turner & Townsend de mettre en œuvre une nouvelle identité de marque auprès de ses 9 000 concessionnaires dans 160 pays du monde, dans le cadre d’un programme pluriannuel. L’objectif était de moderniser radicalement l’expérience client chez les concessionnaires afin de donner au fabricant un avantage concurrentiel sur un marché numérisé.
Turner & Townsend a cherché à mettre en œuvre la nouvelle identité de marque avec cohérence et qualité dans chaque région. Cette tâche incluait des responsabilités de gestion de projet, notamment la formation de tiers, l’approbation des schémas de conception, la réalisation d’audits de marque, l’évaluation de rapports d’état et de défauts de site et la liaison avec les fournisseurs pour les installations de site.
La portée opérationnelle globale du programme présente un ensemble unique de défis, allant de la barrière de la langue à la diversité des normes de construction et de sécurité, en passant par le fait que de nombreux concessionnaires sont franchisés avec un large éventail de points de vue, d’obligations réglementaires et d’exigences opérationnelles. Pour relever ces défis et créer un système de reporting unifié, la prestation des services de programme a été modélisée en trois couches – pays, régions et monde – impliquant 75 employés de Turner & Townsend répartis dans 13 bureaux de gestion de programme régionaux (RPMO) (situés à Amérique latine, Afrique, Moyen-Orient, Inde, Asie et Océanie, Europe et Amérique du Nord) et un bureau mondial de gestion du programme.
Pour mener à bien des projets dans un contexte aussi difficile, des outils spécifiques sont nécessaires: prise en charge de la gouvernance et des processus, de la collaboration entre les parties prenantes, de la visibilité et de l’accès en temps réel, de la responsabilité et de la fiabilité des données.
Lier ces composants sans multiplier le nombre d’outils est essentiel au succès du programme.
En 2017, le Bureau régional de gestion de projets pour l'Europe a relevé tous ces défis et a complètemement transformé la manière dont il gérait le programme.
Ancien process : manuel et pénible
Problèmes clé
- Des milliers d'entrées de données
- Consolidation manuelle des données
- Visibilité des retards de projet
- Pas de source unique de communication
L’ancien process de gestion et de reporting des projets de RPMO européen était long, fastidieux et fortement caractérisé par l’utilisation d’Excel et de Power Point. Les outils de réalisation de projets locaux et les outils de reporting régionaux ont été déconnectés, ce qui a entraîné des inefficacités et nécessité la consolidation manuelle des données afin de permettre des analyses significatives.
Le processus de reporting précédent impliquait des ‘trackers’ de projets Excel spécifiques à un pays ou à une région, qui étaient envoyés chaque semaine par email au bureau de gestion de projet central par 18 responsables de projet (répartis sur trois fuseaux horaires). Les chefs de projet ont utilisé les suivis hebdomadaires pour informer sur les progrès, les prévisions et les risques associés à chaque site. Ces outils de suivi ont été vérifiés manuellement dans le PMO afin de détecter les erreurs et recoupés avec les données du fournisseur provenant de plusieurs feuilles de calcul Excel distinctes. Celles-ci ont ensuite été regroupées manuellement dans un tableau central via un outil de génération de rapports Excel VBA.
Ce processus a mis en evidence une structure de reporting fragile. Chaque étape dépendait du succès des rapports et de la consolidation de l’étape précédente. Elle exigeait cohérence et fiabilité à chaque étape et nécessitait un nombre impressionnant d’entrées de données. En fait, la base de données de rapports a intégré plus de 60 000 lignes de données. Étant donné la multitude d’entrées de données, les incohérences et les erreurs étaient inévitables et constituaient une source majeure d’inefficacité. La complexité du process en a fait un processus très fastidieux pour les principaux intervenants du projet, qui auraient peut-être pû consacrer plus de temps ailleurs. Ces difficultés particulières du système de notification européen ont eu un effet d’entraînement tout au long du programme et ont finalement réduit les délais de notification aux niveaux régional et mondial.
Le déploiement du programme européen comprend 1 600 concessionnaires dans plus de 20 pays différents. Turner & Townsend avait besoin d’un système centralisé et robuste de gestion du projet et de reporting pour répondre aux demandes formelles et ad hoc de ses clients concernant des mises à jour de programmes en Europe.
Une solution numérique
Turner & Townsend a décidé de numériser le processus de reporting européen en mettant en place une plateforme Softools pour un reporting de projet centralisé, à partir d’un projet pilote en décembre 2017. La plateforme européenne Softools de Turner & Townsend a ensuite été officiellement mise en œuvre en février 2018. Cette solution qui a remplacé tous les process manuels d’autrefois, est centrée autour de trois applications :
Base de données Concessionnaires
- Elle inclut la liste des concessions avec des détails tels que le type de concession, l’emplacement et d’autres caractéristiques spécifiques au programme.
App. portefeuille de projets
- Elle présente aux utilisateurs leur portefeuille de projets dans une interface unique avec des données de synthèse clés telles que l’état, les risques et les tâches à venir du projet. Les prévisions clés et les dates de réalisation sont saisies et gérées par les responsables de projet pour chacune des six étapes du projet dans l’échéancier du projet.
- Les utilisateurs se voient proposer différents aspects des données dans un certain nombre de rapports, tels que les statuts d’installation des fournisseurs et les détails d’approbation de la conception.
- Les utilisateurs peuvent explorer des détails spécifiques au projet si nécessaire.
Reporting d'applications à 3 niveaux
- Niveau National
- Niveau Régional
- Niveau Continental (toute l’Europe)
Tous les niveaux informent de l’état d’avancement des projets et des programmes et fournissent une analyse KPI à travers 5 types de rapports différents.
Cette solution numérique installée héberge actuellement 40 utilisateurs répartis dans plus de 400 projets actifs..
Une transformation digitale
Nouveau Process
- Visibilité locale et globale en temps réel
- Meilleure réactivité du client
- Reporting automatisé
- Consolidation automatisée des données
- Gestion optimale du temps des employés
- Synergie entre les RPMO
- Développement d'autres solutions digitales
Les RPMO européens de Turner & Townsend ont désormais une visibilité en temps réel de leurs projets avec une source unique de vérité. De manière cruciale, ils fournissent un excellent service client en répondant aux requêtes des clients ou en exécutant les demandes de mise à jour de statut quasi instantanément (une fraction du temps nécessaire par rapport au système précédent). Les informations sont fiables, les rapports sont complets et tout est partageable en un clic.
L’introduction de la plateforme Softools a considérablement augmenté la productivité et a été un facteur de succès déterminant de Turner & Townsend dans la réalisation de plus du double de ses projets achevés en 2017 et 2018. Il est important de noter que la plateforme Softools a été spécialement conçue pour être flexible et adaptée et soutenir l’évolution des besoins en programmes pour les projets restants en Europe (plus de 1 000).
L’automatisation de la consolidation des données et des reportings a permis aux Chefs de projet locaux et au RPMO européen de se concentrer sur leurs tâches les plus importantes. Autrefois, complètement absorbés par la minutie des rapports manuels, les membres de l’équipe chargée du programme disposent désormais de plus de temps pour assurer une gestion de site et un service client efficaces, et peuvent se concentrer sur l’analyse des données plutôt que sur leur gestion.
De plus, Softools a contribué à l’établissement d’une approche commune en matière de compte-rendu de projet. En fournissant une source unique de visibilité aux niveaux local, régional et continental, la mise en œuvre de Softools a créé une synergie entre les projets du programme.
Les capacités de déploiement rapide et la facilité d’utilisation de Softools ont encouragé Turner & Townsend à collaborer avec les consultants Softools et à continuellement ajouter des fonctionnalités d’amélioration des performances. Turner & Townsend lance actuellement une extension des solutions numérisées à d’autres RPMO, notamment en Asie-Pacifique.
“Plus nous numérisons d’aspects de notre projet avec Softools, plus notre travail devient facile”
– Chef de projet T & T
