Système de gestion de trésorerie

Contexte

Ce fabricant et fournisseur mondial  de l’automobile est présent dans plus de 20 pays et sur quatre continents. La société mère possède huit filiales européennes, chacune avec des comptes bancaires indépendants. La maison mère garantit des flux de trésorerie optimaux à l’échelle de l’entreprise en appliquant une stratégie de cash pooling. Elle dispose, donc, d’un pool de trésorerie central, ou pool de crédits, auprès duquel les filiales peuvent emprunter si nécessaire. De ce fait, les filiales évitent d’emprunter à des tiers en utilisant les excédents d’un compte pour réduire un solde débiteur d’un autre. La visibilité des transactions et des soldes attendus pour chaque filiale est essentielle.

Challenge

  • Consolidation manuelle des données
  • Saisie des données peu fiable
  • Processus chronophage
  • Sujet aux erreurs
  • Manque de fiabilité dans les soldes de trésorerie prévus

Chaque filiale dispose d’un tableau Excel avec les transactions attendues et le solde correspondant pour un exercice défini. Au début de chaque période, chaque filiale envoie ce tableau à un service central administré par le Directeur Financier du groupe. La Direction Financière doit consolider manuellement ces données pour s’assurer que le total des emprunts futurs ne dépasse pas la limite du pool de trésorerie central. La saisie de données prend beaucoup de temps et est sujette aux erreurs. Cette saisie de données peu fiable fragilise la Direction Financière dans le contrôle et la visibilité des liquidités et n'assure pas la fiabilité dans les soldes de trésorerie prévisionnels.

Solution

La plateforme d’applications Web Softools a été utilisée pour créer et déployer des applications qui donnent une visibilité en temps réel des soldes et des transactions bancaires attendus au niveau des filiales et autres établissements. Cette suite d’applications est disponible sur une seule et même interface et dans le Cloud. Toutes les applications sont parfaitement intégrées – un seul changement met automatiquement à jour le système entier.

Le Directeur Financier du groupe peut accéder à ses applications depuis cette page :

À partir de là, il peut accéder à l’application Périodes qui affiche les soldes attendus à la fin de chaque jour de la période financière.

Il  visualise le solde du pool de trésorerie et le solde de chaque filiale. Il peut voir quelle filiale aura besoin de prêts et s’assurer, en toute confiance,  que le pool de trésorerie disposera de fonds suffisants pour effectuer des prêts. Le trésorier est également en mesure d’explorer en détail les applications qui offrent une vue complète des transactions attendues pour chaque filiale.

Cette visibilité capitale pour les dirigeants est facilitée par les responsables de filiales et leurs applications dédiées. Ces applications répertorient les transactions à venir de chaque  filiale et ajustent automatiquement le solde de celle-ci.

Des droits d’accès utilisateur et des permissions sont définis pour contrôler l’accès à l’application appropriée pour chaque membre de l’équipe.

Résultats

  • Saisie des données fiable
  • Process automatisés
  • Facilité d'utilisation
  • Accessible instantanément
  • Une source unique et fiable d'information

Cette solution permet une gouvernance effective et un contrôle exécutif efficace au sein de la Direction Financière. Elle reprend des informations cruciales autrefois stockées dans plusieurs fichiers et les consolide sur une interface unique qui oriente la prise de décision. La consolidation est automatique, ce qui garantit une exactitude parfaite des données. Elle donne à la fois au Directeur Financier et aux Directeurs de filiale une visibilité des flux de trésorerie. Le système est plus robuste qu'un tableau Excel complexe et beaucoup plus simple à utiliser. Il est également facilement accessible depuis n'importe quel appareil, même hors connexion, grâce aux dernières technologies Web Progressive qui offrent également la possibilité de travailler en mode hors connexion (lorsque l’internet n’est plus accessible).

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